Vážení čtenáři,
v našich poradnách spouštíme novou rubriku k datovým schránkám, kterou povede kolega Karel Mach. Nejen že spolupracuje se spolkem Revenium, ale dlouhá léta pracuje ve firmě ČEZ a s datovými schránkami má bohaté zkušenosti. Bude vám umět odpovědět na dotazy týkající se tohoto tématu, které vás trápí nebo si s nimi nevíte rady. Obracejte se na něj na adresu karel.mach@revenium.cz.
Od začátku tohoto roku jsou povinné datové schránky pro všechny subjekty nacházející se v zákonem stanovené evidenci (tj. například obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík). Díky tomu se počet aktivních datových schránek v krátké době zdvojnásobil na více než tři miliony a stále se zvyšuje. V loňském roce byl překonán významný milník jedné miliardy přenesených datových zpráv.
Využíváním datových zpráv si tak může usnadnit život každý, kdo potřebuje písemně a průkazně komunikovat s úřady nebo dalšími veřejnoprávními či soukromoprávními subjekty. Stačí jen, pokud příjemce (adresát) má aktivovanou datovou schránku a v případě fyzických osob – občanů, že přijímá placené Poštovní Datové Zprávy (dále jen „PDZ“ – snadno ověříte na této adrese.
Víte, že „písemně“ neznamená v papírové podobě? Písemnost totiž znamená informaci zaznamenanou písmem. Forma písemnosti pak může být různá – papír, e-mail, datová zpráva, ale také třeba pergamen nebo hliněná tabulka.
Výhody komunikace prostřednictvím datových zpráv jsou zřejmé:
Bezpečnost – u datových zpráv neexistuje riziko ztráty či poškození zásilky během doručování
Rychlost – zpráva je dodaná do schránky příjemce prakticky okamžitě po odeslání
Dostupnost – odeslat datovou zprávu je možné kdykoliv v pracovní i mimopracovní době
Průkaznost – datová zpráva je ekvivalentem doporučeného dopisu s dodejkou do vlastních rukou
Fikce podpisu – zakotvená v §18 zákona 300/2008 Sb. Byť existují výjimky, tak obecně platí, že odesílatel v komunikaci s úřady nemusí používat elektronický podpis, dokonce ani není nutné skenovat dokument s vlastnoručním podpisem.
Ekonomika – datové zprávy adresované OVM (orgánům veřejné moci) jsou zdarma, cena za PDZ zaslanou soukromoprávnímu subjektu je deset korun (8,26 Kč + DPH). Proti tomu náklady na doporučený papírový dopis s dodejkou už přesahují šedesát korun a u vyšších rozměrových či hmotnostních kategorií atakují stokorunovou hranici.
Ekologie – vytvořením a odesláním elektronického dokumentu šetříme naše lesy. 😊
Kromě výhod pramenících z komunikace datovou schránkou stojí za zmínku také doplňkové funkce. Ať už jde o autentizační (autentizace = prokázání, že jsem to já) funkci, kdy držitel datové schránky může „na dálku“ požádat o vydání občanského průkazu a voličského průkazu nebo vstoupit do portálu finančního úřadu či e-Portálu ČSSZ.
Skrze datovou schránku mohou OSVČ od své zdravotní pojišťovny bezplatně obdržet vyúčtování záloh zdravotního pojištění za OSVČ a obdržet přehled plateb a penále. U důchodového pojištění pak všichni držitelé datové schránky získávají možnost využívat služby e-Portálu ČSSZ na této adrese a dostat se tak k informativnímu osobnímu listu důchodového pojištění, přehledu dob důchodového pojištění nebo třeba k evidenčním listům důchodového pojištění (k dispozici jsou všechny od roku 2004). Invalidní důchodci uvítají možnost získat potvrzení o výši a druhu pobíraného důchodu.
Datová schránka také posílá upozornění před vypršením platnosti občanského průkazu, cestovního pasu nebo technické kontroly vozidla. Zdarma si přes ni můžete požádat o výpis z Rejstříku trestů, Veřejného rejstříku nebo bodového hodnocení řidiče.
Jaké mají datové schránky nevýhody?
Daňový řád, kterým se komunikace s finančními úřady řídí, skutečně spojil s vlastnictvím zpřístupněné datové schránky v určitých případech (například podání daňových přiznání) povinnost elektronické komunikace s finančním úřadem. Není však nezbytné použít datovou schránku. Navíc s elektronickým daňovým přiznáním získává poplatník o měsíc více času na podání – místo obvyklého konce března je lhůta o měsíc delší.
Velmi často se objevuje argument, že datové zprávy z datové schránky „zmizí“ po třech měsících, a pokud uživatel nechce přijít o své dokumenty, musí zprávy ukládat na jiné, ideálně zálohované úložiště nebo aktivovat placenou službu Datový trezor. Existuje však i automatizované řešení – na Portálu občana povolit volbu Automaticky archivovat datové zprávy. Uložené zprávy pak najdete uvnitř této služby. Výhodu automatického ukládání poněkud devalvuje označení přijatých datových zpráv jako doručených, protože Portál občana provádí kontrolu obsahu datové schránky každé čtyři hodiny.
Zpráva v datové schránce je považována za přečtenou i tehdy, když si ji nepřečtu – tedy fikce doručení. Nejde o nevýhodu, protože fikce doručení platí i u listinných doporučených dopisů. Navíc na základě rozhodnutí Nejvyššího správního soudu bylo od 1. ledna 2023 v „datovkách“ zavedeno pravidlo, že v sobotu, neděli ani ve státní svátek se nedoručuje. Fikce doručení tedy reálně nastává nejdříve po dvanácti kalendářních dnech od dodání zprávy do schránky.
Proč mi z úřadu poslali papírový dopis, i když jsem držitelem datové schránky?
Zákon č. 300/2008 Sb. stanovuje orgánům veřejné moci povinnost doručovat dokument prostřednictvím datové schránky, pakliže to umožňuje povaha dokumentu a má-li adresát zpřístupněnu svou datovou schránku. I když tuto skutečnost je úředník schopen (a povinen) snadno zjistit, k nezákonnému listinnému doručování stále ve významné míře dochází.
Řešení takového nesprávného úředního postupu, za který úřadům nehrozí žádná sankce, je jediné: nepřebírat od úřadů papírovou poštu a trvat na dodržování zákona. Realita je bohužel odlišná – například proto, že adresát od úředníka „něco potřebuje“, a byť je v právu, nemá zájem si komplikovat život. Listinnou zásilku tudíž převezme (nebo si vyzvedne na poště), čímž dojde k tzv. materiálnímu doručení a také ke zhojení vady doručování.
Teoreticky se však může stát, že adresát, očekávající doručování do datové schránky, objektivně neměl možnost se s obsahem listinného dokumentu seznámit, například z důvodu delšího pobytu mimo ČR nebo i pobytu na jiné adrese, než je adresa trvalého bydliště. Pak musí počítat s nutností rozporovat platnost doručení fikcí, a tedy i (ne)zákonnost případných rozhodnutí vydaných na základě neplatného doručení. Je nutné prokázat, že adresát neměl možnost se s rozhodnutím zaslaným poštou seznámit. A po rozhodnutí soudu, které je v těchto záležitostech konzistentní, pak lze požadovat i náhradu za škodu způsobenou nesprávným úředním postupem.
Foto: Pixabay
